Pertama, tanya alur pengurusan di instansi masing-masing, misal bagian kepegawaian, akademik, kantor urusan internasional dll karena tiap universitas mungkin caranya berbeda.
Kedua, mengenai dokumen yang dibutuhkan (sudah konfirmasi ke Pak Lasmo Dikti):
1. Surat kontrak beasiswa AAS atau surat pengganti offer.
2. Surat Perjanjian di atas materai 6000
3. Surat pernyataan di atas materai 6000
4. Fotokopi karpeg dilegalisir
5. Surat pengumuman diterima beasiswa AAS
6. Daftar riwayat hidup tugas ke LN
7.Form pengajuan paspor dinas dan exit permit. Jika sudah punya paspor dinas cukup form exit permit saja.
8. Surat ijin/tugas rektor
9.LOA dari universitas
10. Paspor dinas bagi yg sudah punya.
11. Foto kopi KTP legalisir
12. Surat pengantar rektor utk pengajuan SP Setneg.
Contoh Surat Pernyataan dan Perjanjian bisa didownload melalui link di bawah ini.
SURAT PERNYATAAN DAN PERJANJIAN SP SETNEG UPLOAD
Contoh surat pengantar rektor di UNY (udah cek Pak Lasmo katanya gapapa formatnya seperti ini.
Contoh SP SETNEG yang sudah jadi, file dari AAS:
14 Surat persetujuan penugasan belajar Setneg
Form Exit Permit, Paspor Dinas, dan Daftar Riwayat Hidup bisa didonwload dari link di bawah ini
EXIT PERMIT–READY ISI—-BLANK FORM
Setelah semua dokumen siap, kirim ke Dikti dengan alamat seperti pada contoh surat pengantar rektor di atas. Opsi lain, antar langsung ke Dikti dan pantau sendiri semua proses sampai selesai.
Karena saya di Jogja, saya lebih memilih meminta bantuan Pak Lasmo staf Dikti guna efisiensi biaya karena saya juga ga tau pasti berapa hari baru bisa jadi. Bisa jadi kita udah ke Jakarta, eh ternyata pimpinan yang harus ttd malah tugas luar beberapa hari sehingga waktu kita terbuang sia-sia. Saya jd ga perlu beli tiket pp and bayar hotel untuk entah berapa hari yg ga jelas. Setelah jadi nanti dokumen akan dikirim ke Jogja.
Saat mengurus paspor dinas th 2015 lalu saya juga menggunakan cara yg sama dan alhamdulillah paspor jadi tanpa saya ke Jakarta. Hanya kita harus aktif ngecek perkembangan pengurusan dari waktu ke waktu ke beliau.
Sekian dulu posting kali ini. Semoga bermanfaat!
UPDATE I PENGURUSAN SP SETNEG DKK:
Saya kirim berkas ke Dikti tanggal 9 April 2018 pakai JNE YES. Setelah beberapa kali wa tapi belum dibalas staf Dikti, tanggal 19 April wa dibalas bahwa surat sudah diproses di Dikti dan akan diantar ke Setneg.
Tanggal 24 April saya telepon, alhamdulillah diangkat, katanya berkas baru saja diantar ke Setneg.
Kenapa pengurusan berkas lumayan lama?Alasannya, Pertama tanda tangan berkas menjadi cepat/tidaknya dipengaruhi oleh ada/tidak adanya pimpinan di tempat. Kedua, minggu sebelumnya staf tersebut sedang tugas dinas (mungkin maksudnya ke luar).
Intinya, Selasa 24 April berkas posisinya sudah masuk Setneg, Kamis 26 April akan dikabari lagi atau saya nanti tanya lagi.
Kalau pejabat di Setneg yang mengurusi ada di tempat, maka insyaAllah pengurusan akan lebih cepat. Setelah itu baru dilanjutkan ngurus exit permitnya ke Kemenlu. Semoga semua pengurusan dokumen lancar. Aamiin Yaa Allah….
UPDATE 2
SP Setneg jadi sekitar tanggal 7 Mei. Karena perlu cepat untuk ngurus tugas belajar, saya dikirimi foto SP Setneg via wa, yang bisa saya print untuk lampiran urus tugas belajar.
Setelah SP Setneg jadi, diuruslah exit permit. Paspor dinas saya masih berlaku, jadi tidak perlu urus. Pasca exit permit jadi, dikirimlah SP Setneg dan paspor dinas yg sudah ditempeli exit permit. Dokumen tsb saya terima di Jogja sekitar 19 Mei. Alhamdulillah😄
Fitria Dwi Andriyani 
Mbak, ijin bertanya, untuk seorang ASN, haruskah memakai paspor biru untuk tugas belajar luar negeri?
bolehkah bila memakai paspor hijau? Bila dibolehkan dengan paspor hijau, berarti syart lainnya hanya cukup SP Setneg saja ya? tidak perlu exit permit.
Dan nantinya untuk penyetaraan ijazah, bisa kan dengan memakai paspor hijau dan SP Setneg tadi?
LikeLike
Sepengetahuan saya ASN perlu paspor biru mbak. Saya selalu pakai meski punya paspor hijau. Utk kasus urgent berangkat tapi paspor biru blm jadi memang bisa pakai paspor hijau dulu. Tapi yg biru tetap diurus dan kalau sudah jadi nanti dipakai selanjutnya. Urus penyetaraan, syarat2nya bisa dilihat di web terkait krn saya nggak hapal, yg jelas perlu SP Setneg dan surat tugas belajar.
LikeLike
Assalamualaikum mbak, saya Moulid, saya sementara sedang mengajukan SP Setneg, namun sudah keburu ke luar negeri pakai paspor hijau. Boleh saya minta nomor kontak pihak Setneg dan Dikti?
Terima kasih banyak
LikeLike
Waalaikumsalam. Saat mengajukan sp setneg yg menguruskan siapa Mas? Lebih baik follow up nya dengan orang yg membantu menguruskan sejak awal. Kalo masih ada problem bisa tanya via email saya di fitria.dwi.andriyani@uny.ac.id
LikeLike
Salam Mbak, untuk dosen tetap non-pns tidak diwajibkan mengurus sp setneg kan ya? Soalnya ada kesimpangsiuran ttg ini. Thanks.
LikeLike
Coba dipastikan di biro kepegawaian pusat di kampus Bpk, bagaimana dg dosen-dosen senior yang pernah studi ke LN. Saya kurang tahu kalau dosen tetap non-pns.
LikeLike
Halo Mbak Fitria, perkenalkan saya Diana. Salam kenal ya mbak..
Saya mau tny, ketika Mbak Fitria mengurus exit permit di th 2018, brarti posisi sudah punya Paspor Dinas ya? Itu masa berlakunya paspornya brp thn? Kalo misalkan saat kita apply exit permit, periode berlaku Paspor Dinas kita sudah berjalan dan ketika di Aussie, Paspor Dinasnya expired, kira2 gmn ya mbak? Apakah utk Paspor Dinas bs diperpanjang jg di Aussie?
LikeLike
Salam Kenal mbak Diana. Maaf baru baca komennya. Iya saya sudah punya paspor dinas, masa berlaku paspor dinas saya 5 tahun. Paspor Dinas ga bisa diperpanjang di Aussie. Saya udah pernah coba tapi pihak KJRI bilang ga bisa. Jadi untuk selanjutnya saya pake paspor hijau mbak. Tapi detail di visa saya ubah pakai data nomor paspor hijau. supaya ga ada masalah pas keluar masuk Aussie.
LikeLike