Hi All!
Setelah berjibaku dengan proses-proses pengurusan dokumen sebelumnya seperti LOA, Kontrak beasiswa, Visa, SP Setneg, dan Exit Permit, langkah untuk menempuh studi ke luar negeri masih belum selesai kalau kalian belum mengantongi surat tugas belajar (tubel). Posting kali ini akan khusus membahas hal tersebut.
Well, postingan kali ini berdasar pengalaman saya saat mengurus tubel di UNY ya. Universitas lain mungkin ada hal yang berbeda.
Pada prinsipnya, pengurusan tubel sekarang sudah online. Saya mengetahui ini justru pada tahap-tahap akhir pengurusan. Jadi berkas kita tidak perlu dikirim ke Jakarta (Kemenristekdikti) lagi. Kita cuma daftar dan upload berkas di etubel.ristekdikti.go.id serta mengumpulkan hardcopy berkas di bagian kepegawaian universitas. Nantinya setelah kita submit, admin universitas akan mengecek kelengkapan dokumen kita dan mencocokkannya dengan isian online kita. Kalau cocok maka secara online pengajuan tubel akan diteruskan ke kemenristekdikti dan kita tinggal menunggu hasilnya.
Keunggulan sistem baru ini yang pertama adalah lebih simple yang mana kita ga perlu kirim berkas ke Jakarta dengan resiko berkas tercecer entah dimana. Kedua, transparansi. Kita bisa selalu memantau sampai di mana proses pengurusan berkas kita. Ketiga, insyaAllah lebih cepat. Sampai ditulisnya postingan ini, saya masih berada dalam tahap pengurusan tubel, jadi belum tahu seberapa cepatnya akan jadi. Semoga saja jauh lebih cepat. Aamiin… InsyaAllah…
Oke, lanjut ke syarat-syarat pengurusan tubel di UNY dan syarat pengajuan aktif kembali bisa didownload pada link di bawah ini.
Syaratnya yaitu:
- Surat keterangan sehat jasmani dan rohani dari dokter
- Foto copy sah Karpeg
- Foto copy sah SK CPNS
- Foto copy sah SK PNS
- Foto copy sah kenaikan pangkat terakhir
- Foto copy sah SK jabatan terakhir
- DP3 2 tahun terakhir
- KP-4
- Akta nikah
- Surat Rekomendasi dari atasan langsung (Dekan)
- Surat Perjanjian Tugas Belajar
- Surat Jaminan Pembiayaan Tugas Belajar
- Surat keterangan dari pimpinan unit kerja mengenai bidang studi yang akan ditempuh mempunyai hubungan atau sesuai dengan tugas pekerjaannya
- Surat rekomendasi kelulusan (pengumuman)
- Surat Pernyataan atasan langsung (dari Ketua jurusan) 9 item
- Surat Persetujuan Penugasan dari Sekretariat Negara (untuk tugas belajar ke luar negeri)
Staff universitas minta masing-masing berkas dibuat rangkap 2 (dua). Staff fakultas minta rangkap 5! Untuk arsip mereka dan dikirim ke univ. Cek di univ anda perlunya berapa.
Kalo mau ngurus tubel, saran saya cicil bertahap syarat-syaratnya sambil nunggu SP Setneg keluar. Pilih dan pilah kapan harus ngurus tiap poin karena berkaitan dengan atasan. Kalau atasan tugas ke luar maka dapat mempengaruhi kelancaran pengurusan dokumen sehingga menjadi tersendat.
Untuk fotokopi sah dari dokumen-dokumen, saya meminta legalisir dari Wakil Dekan II. Selanjutnya, untuk KP4, dokumen tersebut bisa minta di bagian keuangan Fakultas dan minta ttd Kabag Keuangan.
Contoh-contoh dan format dokumen bisa didownload pada link di bawah ini:
SURAT PERNYATAAN DEKAN (Kalau di syarat disampaikan ketua jurusan, namun di etubel disampaikan surat pernyataan pimpinan unit kerja sehingga saya mintanya ke Dekan)
PASAL-PASAL PERJANJIAN TUGAS BELAJAR LN
Setelah semua dokumen lengkap, serahkan ke bagian kepegawaian fakultas yang kemudian akan meneruskannya ke bagian kepegawaian universitas. Pastikan pengisian etubel benar dan klik submit. Tunggu hasilnya. Kalau ada dokumen yang kurang biasanya kita akan dihubungi oleh pihak-pihak terkait. Atau kita bisa juga aktif cari info progress pengurusan.
Oke, sekian dulu posting kali ini. Semoga bermanfaat.
Yogyakarta, Pukul 02.00 dini hari
Menyempatkan menulis sambil mendampingi anak bobok.
Fitria Dwi Andriyani 